Aktualizace údajů ve Veřejném rejstříku

Jednou z důležitých povinností spolku je udržovat aktuální údaje ve Veřejném (spolkovém) rejstříku přístupném na justice.cz.

Jedná se zejména o aktualizaci údajů o statutárním orgánu (předseda, výbor apod.), a také kontrolním orgánu (kontrolní, revizní komise apod.), pokud jej spolek dle svých stanov zřizuje.

Statutární a kontrolní orgán má funkčí období dané stanovami spolku. Není-li funkční období ve stanovách uvedeno, pak je nejdéle 5 let.

Dříve než lze aktualizovat údaje ve Veřejném rejstříku, je nezbytné, aby byla svolána schůze nejvyššího orgánu spolku (obvykle valná hromada či členská schůze), a to v souladu se stanovami spolku (včasné pozvánky, program atd.).

Schůze musí být svolána jakožto volební, a informace o tom, že má dojít během schůze k volbě orgánů musí být obsažena v programu schůze.

Pro účely aktualizace údajů o statutárním (Kontrolním) orgánu je třeba z volební schůze nejvyššího orgánu spolku pořídit:

• Zápis o rozhodnutí nejvyššího orgánu - zápis z valné hromady, členské schůze atp., ve kterém bude uvedeno, že byl zvolen nový statutární (kontrolní) orgán a jeho identifikace (počet členů, jména, příjmení, bydliště, funkce).
• Prezenční listinu - doklad o tom, kolik členů nejvyššího orgánu bylo na schůzi přítomno a kteří.

Dále budete potřebovat:

• Čestné prohlášení statutárního orgánu (člena kontrolní/revizní komise) s úředně ověřeným podpisem, a to za všechny osoby, jichž se zápis do Veřejného rejstříku týká (Máte-li tedy 3 členy statutárního orgánu a 5 členů revizní komise, potřebujete celkem 8 čestných prohlášení, každé s úředně ověřeným podpisem.).

Všechny tyto tři listiny (zápis o rozhodnutí nejvyššího orgánu, prezenční listina, čestná prohlášení) musí být přiloženy k návrhu na zápis změny zapsaných údajů do spolkového rejstříku, a to buď v originále nebo jako úředně ověřená kopie.

Nakonec je potřeba vytvořit:

• Návrh na zápis změny zapsaných údajů do spolkového rejstříku vytvoříte online ZDE, kde vyplníte "Elektronický formulář".
  • Pozor, pro vyplnění on-line formuláře budete potřebovat některé údaje, které nejsou všeobecně dostupné a známé. Zjistěte si proto předtím, než se do vyplňování pustíte, od osob zapisovaných do rejstříku tyto údaje: rodné číslo, rodné příjmení, okres a místo narození. Dovoluji si vás také upozornit, že ani v případě, že byla znovuzvolena stejná osoba, tyto údaje v rejstříku nedohledáte (nejsou viditelné), a elektronický formulář vám bez jejich znalosti a správného vyplnění nepůjde vyplnit.
  • Výstupem vyplnění elektronického formuláře bude pdf dokument, který je třeba vytisknout a opatřit úředně ověřeným podpisem. Důležitá poznámka k vyplňování elektronického formuláře: I v případě, že došlo ke znovuzvolení, tj. je znovu zvolen stejný statutární (kontrolní) orgán, jako v předchozím období, je nutné stávající osobu statutárního (kontrolního) orgánu ve formuláři vymazat a údaje znovu vyplnit, jinak nedojde ke změně data počátku funkčního období.

Všechny tyto listiny (originály nebo úředně ověřené kopie) je třeba odeslat na příslušný rejstříkový soud.

Pro okres Jičín je to Krajský soud v Hradci Králové, doručovací adresa:

Krajský soud v Hradci Králové

Československé armády 218/57

502 08 Hradec Králové

Úřední ověření podpisu lze provést na obecním úřadu nebo na poště. Obecní úřad by měl podpis pro neziskovou organizaci (spolek) ověřit zdarma.

V případě jakýchkoliv dotazů neváhejte kontaktovat Unii sportu Jičínska, okresní sdružení ČUS, kde Vám rádi poskytneme radu, konzultaci, vzory čestných prohlášení a podobně.

Pokud potřebujete pomoci vyplnit elektronický formulář, též nás neváhejte kontaktovat - můžeme si domluvit schůzku u nás v kanceláři v Jičíně a formulář společně vyplnit.

Zdeňka Coganová

tel.: 777 013 907

coganova@cushk.cz