GDPR - Ochrana osobních údajů ve sportu

Aktualizace v oblasti ochrany osobních údajů - březen 2019

 

zástupci Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen ÚOOÚ) se sešli se zástupci ČUS, jako největší sportovní organizace v ČR, za účelem sjednocení nejasných výkladů v rámci agendy ochrany osobních údajů a zjednodušení problematiky pro spolky ve sportovním prostředí ČR. Výsledkem jednání je dosažení shody mezi ČUS a ÚOOÚ, na jejímž základě došlo k úpravě některých vzorových dokumentů.

Podrobné informace a vzorové formuláře byly TJ, SK odeslány.



Jménem České unie sportu, ve spolupráci s Českým olympijským výborem, SSS ČR a ČOS obdržely sdružené SK/TJ vzorové dokumenty k novému nařízení EU o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (GDPR):

 

·         Vzorová deklarace pro klub

 

·         Vzorový záznam o činnostech zpracování OÚ pro klub

 

·         Metodické pokyny k dokumentům Deklarace a Záznam o činnostech zpracování OÚ

 

·         Vzorová bezpečnostní směrnice

 

·         Vzorová zpracovatelské smlouva

 

·         Vzorový spisový a skartační řád

 

·         Metodické pokyny k dokumentům bezpečnostní směrnice, zpracovatelská smlouva, spisový a skartační řád.

 

V dokumentu „Metodické pokyny k dokumentům Deklarace a Záznam o činnostech zpracování OÚ“ se dočtete, k čemu vzorové dokumenty slouží a jak s nimi pracovat.  

 

V dokumentu „Metodické pokyny k dokumentům dokumentům bezpečnostní směrnice, zpracovatelská smlouva, spisový a skartační řád“ se dočtete, k čemu vzorové dokumenty slouží a jak s nimi pracovat.

 

(17. 9. 2018)


 V návaznosti na náš e-mail z 9. května 2018 se na Vás znovu obracíme jménem České unie sportu a Českého olympijského výboru ohledně blížící se účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES - obecné nařízení o ochraně osobních údajů (tzv. GDPR). Toto nařízení bude od 25. května 2018 závazné pro všechny subjekty v rámci Evropské unie, včetně sportovních – střešních sportovních organizací, národních sportovních svazů, sportovních klubů a tělovýchovných jednot a dalších sdružených subjektů.

Za účelem usnadnění procesu zajištění souladu fungování Vašich národních sportovních svazů a dalších sdružených subjektů s GDPR Vám byly zaslány následující dokumenty:

A. doporučení – základní pravidla pro sportovní spolky v oblasti ochrany osobních údajů od 25. května 2018,

B. vzorovou informaci a souhlas se zpracováním osobních údajů, včetně doprovodné informace a odpovědí na nejčastější dotazy (jako část informací k vedení členské základny),

V návaznosti na náš e-mail z 9.května 2018 zdůrazňujeme, že ještě před 25. květnem 2018, odkdy bude GDPR účinné, je třeba v každém spolku vyvinout určitou aktivitu směřující k zahájení naplňování povinností plynoucích z GDPR. V souladu s výše uvedenými dokumenty tedy prosíme v první řadě střešní organizace – informujte své členské kluby a tělovýchovné jednoty o povinnostech, které musejí v souvislosti s GDPR začít plnit, a v klubech - informujte Vaše členy o zpracování jejich osobních údajů v rámci klubu a zajistěte si jejich souhlas se zpracováním osobních údajů. K tomu využijte přiložené dokumenty A a B. Dokument A popisuje základní minimální pravidla a opatření, které je nutné respektovat v SK/TJ a v národních svazech. Dokument B je pro použití v základních článcích, klubech a tělovýchovných jednotách.

Za účelem úplného vyhovění požadavkům GDPR Vám budeme i nadále postupně poskytovat příslušná doporučení a vzorové dokumenty, které pokrývají nejfrekventovanější agendy týkající se téměř všech oblastí činnosti sportovních spolků:

  •  vedení čenské základny,
  •  vedení personální a mzdové agendy pro vlastní zamětnance,
  •  správy webových stránek, informačích systémůa profilůna sociálních sítích,
  •  pořdání sportovních akcí a jiných projektů,
  •  kamerového systému ve sportovních zařzeních,
  •  ubytovacích služeb (vedení knih hostů.

(14. května 2018)


Jak bylo opakovaně avizováno, ČUS ve spolupráci s odborným dodavatelem připravuje dokumentaci k přizpůsobení se novým pravidlům v oblasti ochrany osobních dat, které začínají platit 25.5.2018.

Prvním harmonizačním krokem je splnění informační povinnosti vůči členům a zajištění souhlasu se zpracováním osobních údajů členů sportovních spolků. Pro alespoň částečné zjednodušení procesu získávání podpisů od jednotlivých členů, byly tyto dvě oblasti spojeny do jednoho dokumentu. Pro tyto účely byl vypracován Vzorový formulář informovanosti a souhlasu se zpracováním osobních údajů, který naleznete v příloze.

Je třeba důsledně dbát na to, aby dokument byl podepsán samostatně. Nelze ho tedy, na rozdíl od dosavadní praxe, vtělit např. do přihlášky!

Je třeba, abyste nově informovaly všechny své členy o zpracování jejich osobních údajů v rámci spolku,  a nově zajistili jejich souhlas se zpracováním osobních údajů, podpisem vzorového formuláře. Takto je třeba postupovat u všech členů, tedy nikoli pouze u nově přijímaných, ale i u stávajících. Formuláře s podepsanými souhlasy je zapotřebí v klubu, tělovýchovné jednotě, důsledně archivovat.

Je třeba zdůraznit, že se jedná pouze o první harmonizační krok činnosti sportovních spolků s nařízením EU o ochraně osobních údajů (GDPR). Následně bude třeba přijímat další opatření v rámci harmonizačních kroků s nařízením EU k ochraně osobních údajů (GDPR). 

I pro realizaci těchto dalších opatření budou moci SK a TJ využít závěrů a doporučení odborné firmy, která řeší ochranu osobních údajů pro ČUS, a vzorové postupy pro SK/TJ.  Další kroky budeme oznamovat ihned poté, kdy bude mít ČUS tyto závěry a doporučení k dispozici. Proces je zdržen absencí potřebného národního zákona k ochraně osobních dat, který měl nařízení EU doprovázet a doplnit některé výklady.

Věříme, že vzorový formulář Vám usnadní splnění povinností, vyplývající z GDPR.

Vzorový formulář v dolní části ke stažení.


Ochrana osobních údajů (GDPR) ve sportu

Od 25.5.2018 začne platit nová právní úprava nakládání s osobními údaji. Novinky se budou vztahovat i na sportovní organizace a jejich členy. ČUS připravuje ve spolupráci s odbornou firmou metodiku, jak v jednotli-vých případech nové podmínky naplnit.

V týdnu od 9. do 13.4. bude ČUS prostřednictvím národních sportovních svazů a okresních sdružení ČUS - Servisních center sportu, rozesílat první informace.

V první fázi se bude jednat o „Souhlas se zpracováním osobních údajů“, který si bude muset každý klub, jed-nota, od svých členů opatřit. Ke vzorovým formulářům bude přiložen průvodní dopis.

Následně budou distribuovány další informace a vzorové metodiky. Sledujte informace ze svých okresních servisních center a svazů.


GDPR - ochrana osobních údajů

V rámci ČUS je v současné době odbornou firmou prováděn datový audit a srovnávací analýza činnosti ČUS z hlediska povinností vyplývajících z GDPR.

Po obdržení výsledků budeme TJ, SK informovat o povinnostech, vyplývajících z nařízení EU v oblasti ochrany osobních údajů (GDPR)

Vyhledávání

Novinky

Aktualizovaný seznam příjemců dotace z programu MŮJ KLUB

MŠMT zveřejnilo zaktualizovaný seznam odeslaných dotací k 15. 8. 2019 z programu MŮJ KLUB 2019

více »

Nové číslo Zpravodaje ČUS 6/2019

Vyšlo nové číslo Zpravodaje ČUS 6/2019

více »

Aktualizace v oblasti ochrany osobních údajů

Zástupci Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen ÚOOÚ) se sešli se zástupci ČUS, jako největší sportovní organizace v ČR, za účelem sjednocení nejasných výkladů v rámci agendy…

více »

Zápisy ve spolkovém rejstříku a doplnění sbírky listin

Upozorňujeme sdružené spolky, aby si zkontrolovaly zápisy ve spolkovém rejstříku https://or.justice.cz/ias/ui/rejstrik a případné nedostat­ky zde odstranily.   Další…

více »

Nové úrazové pojištění sportovců

Od 1. 2. 2019 platí pro celé sportovní prostředí ČR nová úrazová pojistka s Pojišťovnou VZP, a.s. - č. poj. smlouvy 1310001770     Všechny subjekty…

více »

Projekt Sport v okolí

Organizované i neorganizované nábory členů do sportovních klubů - každoroční opakující se záležitost zejména začátku školního roku ale také jarních měsíců. Jak dát na vědomí…

více »

Soudy řeší nedostatky ve spolkovém rejstříku

Do 1.1.2017 již měly mít všechny spolky přizpůsobeny své stanovy a hlavně zápisy ve spolkovém rejstříku nové právní úpravě. Všechny sdružené národní sportovní svazy a SK/TJ…

více »

Sportoviště a zákaz kouření

Nový zákon č. 65/2017 Sb. přináší nové povinnosti pro provozovatelé sportovišť - provozovatel má podle § 9 cit. zákona „zákonnou“ povinnost všechna místa/prostory TVZ, kde je…

více »
všechny novinky